Das solltest du über TikTok im Recruiting wissen

TikTok im Recruiting – soll ich das wirklich einsetzen? Was ist dieses TikTok eigentlich? Kann eine sogenannte Challenge wie #MachDieRobbe tatsächlich bei der Suche nach potenziellen Mitarbeiterinnen helfen? Soll ich wirklich eine App im Recruiting einsetzen, die einem chinesischem Unternehmen gehört? Die Antworten auf diese Fragen habe ich in diesem Blogbeitrag für dich zusammengefasst. Wenn dir das allerdings als Info nicht ausreicht, dann sieh dir einfach meinen Online-Vortrag „TikTok im Recruiting“ an.

Was ist TikTok?

TikTok gibt es seit 2016, damals noch unter dem Namen musical.ly auf dem Markt erschienen und ursprünglich als Dance & Lip-sync App für Jugendliche ab 13 Jahren konzipiert. 2018 wurde musical.ly in TikTok umbenannt und die Nutzungszahlen steigen unaufhaltsam. Im Ranking von saferinternet.at aus Jänner 2020 liegt TikTok bei den Userzahlen von österreichischen Jugendlichen (11–17 Jahre) noch auf Platz 6 – ich traue mich wetten, dass sich das bei der nächsten Befragung deutlich ändert. International liegt TikTok nämlich bereits vor Snapchat und Instagram.

Wie funktioniert TikTok?

Das zu beschreiben ist wirklich eine Herausforderung. Probier es am besten selbst aus. Wenn du die App nicht downloaden möchtest, dann kannst du hier einen Blick auf die Desktopversion (auch ohne Anmeldung) werfen. Alternativ kannst du auch einfach auf YouTube nach TikTok suchen. Auf meiner Playlist „Social Media“ auf Recruiting TV habe ich zum Beispiel ein Video für dich abgespeichert, in dem sich Reese Whiterspoon von ihrem Sohn erklären lässt, was TikTok eigentlich ist. Achtung: Es kann jetzt passieren, dass du nur mal kurz schauen magst und schwupps sind 45 Minuten um. Ich sage nur #Mamatanz.

Aktuell ist TikTok eine App, wo du dir kurze Videos (ca. 15–60 Sekunden lang) ansehen und/oder du Videos hochladen kannst. Ein Zeitvertreib, der nicht mehr nur bei der Generation Z angesagt ist.

Wen erreiche ich auf TiKTok?

Vor mittlerweile acht Jahren wurde Instagram von Facebook gekauft, erinnerst du dich? 2012 hatten wohl nur ganz wenige Recruitingverantwortliche eine Idee, wie man Instagram im Recruiting bzw. Employer Branding einsetzen kann – so in etwa ist das derzeit mit TikTok. Klick um zu Tweeten Längst zählen nicht mehr nur „Kids“ zu den Usern, sondern – aus ganz unterschiedlichen Gründen wie zum Beispiel Langeweile in Coronazeiten – auch Erwachsene. Wenn du meinst, du bist zu alt für TikTok, dann denk daran: Jane Fonda hat auch einen Account.

Was mache ich auf TikTok?

Du machst natürlich die Robbe! 😂 Oder du machst es wie die Vorreiter am deutschsprachigen Arbeitgebermarkt: Das Klinikum Dortmund ist grundsätzlich sehr aktiv im Social Media Recruiting und nützt TikTok nicht nur für Challenges, sondern bringt auch immer wieder einen Blick hinter die Kulissen. Auf diese Weise haben sie nicht nur unfassbare 87.000 Follower (zum Vergleich auf Instagram sind es beachtliche 13.000, Stand Mai 2020), die Videos wurden millionenfach angesehen, Unternehmensvertreter wurden in Talkshows eingeladen und das Klinikum ist in unzähligen Print- und Onlinemedien vertreten. Die zig-fache Medienpräsenz durch TikTok hat auch zu mehr Bewerbungen geführt.

Oder du machst es wie Lidl, die sind ebenfalls mit einem eigenen Karriere-Account vertreten. Gesine wiederum gibt auf höchst unterhaltsame Weise Bewerbungstipps weiter. Du musst also nicht unbedingt tanzen oder lip-snycen, damit dein Video viral geht. Deiner Kreativität sind allerdings keine Grenzen gesetzt.

Eine Frage der Moral

Wie ich schon in einem älteren Blogbeitrag geschrieben habe, ich kann und will die Entscheidung nicht für dich treffen, ob du im Recruiting auf TikTok setzt oder auf eine andere Plattform. Ich sorge aber gerne dafür, dass du alle Infos hast, damit du eine Entscheidung treffen kannst.

Noch mehr Infos zu TikTok und Recruiting

Überlegst du dir, TikTok auch am Recruiting bzw. Employer Branding einzusetzen? Möchtest du noch mehr darüber erfahren und vielleicht mit mir gemeinsam deine ersten Dance Moves auf TikTok machen? Scherz, keine Sorge, niemand muss tanzen. 🙂 Aber ich freue mich, wenn du dir mein Webinar „TikTok für Recruiting“ ansiehst. Hier geht’s zum Online-Vortrag!

Bei meinem Social Media Recruiting Bootcamp dürfen sich die Teilnehmerinnen immer aussuchen, welche Plattformen wir gemeinsam durchgehen. Bisher war da TikTok noch kein Thema, ich bin gespannt, ob sich das jetzt ändert.

Manchmal muss man eben neue Wege tanzen – äh gehen meine ich natürlich, damit Recruiting wieder einfach wird.

Herzliche Grüße
Claudia 

PS: Nächste Woche geht es darum, was du tun kannst, um Rassismus im Recruiting zu verhindern. Werde jetzt gleich Recruiting-Insider und du erhältst einmal im Monat alle Beiträge (und mehr) gesammelt direkt in dein Postfach – damit Recruiting für dich wieder einfach wird.

Im Praxistest: hokify – die mobile Job-Plattform

hokify, die mobile Job-Plattform, verfolgt das Motto „putting good people into good jobs“. Seit der Gründung im Jahr 2015 hat sich hokify zum österreichischen Marktführer entwickelt. Seit 2019 ist die mobile Job-Plattform nun auch erfolgreich am deutschen Markt vertreten und bietet mit über 700.000 registrierten Usern Recruitingverantwortlichen die Möglichkeit, Kandidatinnen auch über Social Media Recruiting zu erreichen.

Die drei Gründer Daniel Laiminger, Karl Edlbauer und Simon Tretter hatten die Idee zu hokify, als sie zum Ende ihrer Studienzeit selbst auf Jobsuche waren und bemerkten, dass es keine Möglichkeit gab, sich einfach über das Smartphone zu bewerben. Aus dieser Not heraus entwickelte sich die mobile Job-Plattform hokify. Seitdem können Jobsuchende via Smartphone, App oder klassisch am Desktop die ideale Position finden und sich einfach und schnell bewerben. Aber nicht nur Suchen ist möglich: Potenzielle Bewerberinnen können auch durch einen gezielten Targeting Algorithmus auf Social Media Kanälen angesprochen werden. Mittels Chatbot wird ein userfreundlicher Bewerbungsprozess am Smartphone möglich, in welchen Recruitingverantwortliche Fragen an die Kandidatinnen stellen können. Neben dem klassischen Bewerbungsprozess bietet hokify auch Möglichkeiten zum „Active Sourcing“ und eine Seite zu Employer Branding für die Unternehmen. Das Produkt wurde seit dem Start 2015 kontinuierlich ausgebaut, deshalb wurde es wieder Zeit, hokify einem Praxistest zu unterziehen – und das aus Perspektive der Bewerberinnen, aber auch der Recruitingverantwortlichen.

Anmeldung

 

Jobsuchende:
Die Anmeldung für Bewerberinnen ist sehr einfach gehalten, Jobsuchende können sich per E-Mail, der Handynummer oder via Facebook anmelden. Sowohl am Smartphone, Laptop, Tablet oder in der App lässt sich in wenigen, einfachen Schritten ein individuelles Profil erstellen. Wer mehr über ein Unternehmen erfahren möchte, findet alle nötigen Infos im Firmenprofil.

Recruitingverantwortliche:
Auf der hokify Business-Website gibt man einfach seine E-Mailadresse oder Telefonnummer bekannt oder kann sich alternativ mit Facebook anmelden. Hier ist es inzwischen auch möglich, das Employer Branding miteinfließen zu lassen und Logo, Bilder und Text zur Firma anzugeben. Die Rubrik Einstellungen bietet eine Übersicht zu allen Paketen, Preislisten, Benachrichtigungen, dem Posten von Stellenanzeigen bis hin zum Ändern von Benutzerdaten. Unternehmen können sich im hokify-Club anmelden, um mittels Employer Branding mehr Informationen für Kandidatinnen zur Verfügung zu stellen, damit diese ein detaillierteres Bild erhalten und sich auch gleich initiativ bewerben können.


Mittels Chatbot können Kandidatinnen Fragen vorab beantworten. Fotos (c) hokify


Anwendung Smartphone/PC

 

Jobsuchende:
hokify lässt sich mobil als App & Web App und/oder über den Webbrowser am PC nutzen. Praktisch ist, dass sich persönlichen Daten und Bewerbungsunterlagen leicht am PC erstellen und hochladen lassen. Doch auch wenn keine Unterlagen zur Hand sind, ist es in wenigen, einfachen Schritten möglich, sich direkt am Smartphone zu bewerben. Bewerberinnen können Angaben zu Berufserfahrung, Ausbildung und Arbeitsort sowie Wunscharbeitsort in ihrem Profil eingeben oder diese Angaben individuell im Verlauf des Bewerbungsprozesses via Chatbot beantworten. Dadurch muss ein CV nicht unbedingt hochgeladen werden, und wenn doch, ist er bereits im Profil hinterlegt und mit einem Klick verfügbar.

Recruitingverantwortliche:
Wer eher am PC als am Smartphone arbeitet, kann hokify natürlich ebenfalls nutzen. Alle Daten werden 1:1 an das Endgerät übertragen, mit welchem gearbeitet wird. Eine Absage oder Zusage kann sowohl über das Smartphone als auch am Desktop mit nur einem Klick durchgeführt werden. Wer möchte (und das empfehle ich unbedingt), kann einen individuellen Text integrieren, um die Bewerberinnen möglichst persönlich anzusprechen.

Suche nach Jobs / Bewerberinnen

 

Jobsuchende:
Die Suche nach Jobs verläuft bei hokify nach dem Tinder-Prinzip: Bei interessanten Stelleninseraten genügt ein Swipe nach rechts, um sich zu bewerben, ansonsten tut‘s ein Fingerstreich nach links. Bei über 30.000 registrierten Arbeitgebern haben Jobsuchende eine große Auswahl an offenen Stellen. Das Layout bietet eine einfache Übersicht mit den Rubriken Profil, Benachrichtigungen, Bewerbungen, gespeicherten Stelleninseraten sowie einer Suche nach passenden Jobs. Die Suchkriterien lassen sich mit den gesetzten Filtern nach ausgewählten Bereichen hinsichtlich Branchen, Anstellungsart, Ort und Gehalt setzen, ermöglichen aber auch eine individuelle Suche. Dort kann nach konkreten Jobangeboten oder sogar nach einem bestimmten Unternehmen gesucht oder ein Jobalarm eingestellt werden. Die User können auf eine Übersicht zugreifen, bei welchen Unternehmen sie sich wann beworben haben und ob schon Kontakt aufgenommen wurde. Ein nettes Ad-On ist die Möglichkeit, sich via Bewerbungsvideo vorzustellen. Das Kurzvideo lässt sich im Profil hinzufügen und universell für jedes Unternehmen einsetzen.

Recruiting:

Mit über 700.000 Kandidatinnen aus dem nicht akademischen Bereich gibt es eine große Auswahl an Jobsuchenden und durch das Chatbot-Prinzip die Möglichkeit, gezielte Fragen an potenzielle Bewerberinnen zu richten. Diese können vorab individuell definiert werden. Der von hokify entwickelte Social Media Targeting Algorithmus erleichtert es, mit einem Posting der Stellenanzeige auch Kandidatinnen über Social Media Recruiting zu erreichen. Interessen, Suchverhalten und Bewerber-Fit werden evaluiert und die Kandidatinnen bekommen über die Social Media Plattformen passende Stellenanzeigen ausgespielt.

Der Bewerbungsprozess findet entweder auf der hokify-Plattform statt, oder man nutzt das Tool als Schnittstelle und lässt alle Bewerbungen in die hauseigene Bewerbungsmanagement-Software übertragen. Zusätzlich zu offenen Stellenanzeigen und den Bewerbungen können Profile gesichtet werden und man bekommt gezielt Kandidatinnen aus dem gewünschten Bereich vorgeschlagen.


Bewerberinnen werden auf Social Media zielgerecht angesprochen. Fotos (c) hokify

Stelleninserat

Jobsuchende:
Ansprechende Inserate können zu den Favoriten hinzugefügt werden, Interessierte können sich direkt bewerben oder die Bewerbung auf später verschieben. Das gestaltet den Bewerbungsprozess flexibel. Auf Social Media ist das Stelleninserat übersichtlich und userfreundlich dargestellt: Neben dem Unternehmen ist der Standort, die Beschäftigungsart und das Gehalt auf einen Blick ersichtlich.

So sehen Stelleninserate in der hokify App aus. Fotos (c) hokify

Recruitingverantwortliche:
Bei Stelleninseraten ist es im mobile Recruiting notwendig, sich auf die relevanten Informationen zu beschränken und einen aussagekräftigen, nicht allzu langen Text zu verwenden. Sollte kein passendes Titelbild für die Anzeige zur Hand sein, stellt hokify eine Auswahl zur Verfügung. Durch die Chatbot-Funktion können die Kandidatinnen individuelle, auf den Job abgestimmte Fragen beantworten, was die Bewerberqualität erhöht. Wer möchte, kann auf einen einfachen Bewerbungsprozess mit wenigen Fragen und dafür einer höheren Apply-Through-Rate setzen oder sich für einen längeren Prozess entscheiden – mit weniger Bewerberinnen, dafür zusätzlichen Informationen. Das Stelleninserat kann zudem auch auf ein Job-Plakat samt QR-Code gedruckt werden, um es in Filialen oder auf Jobmessen auszuhängen.

Benachrichtigungen

Jobsuchende:
Die User können einstellen, ob Unternehmen sie finden können und ob und in welcher Art sie Jobangebote erhalten möchten. Sie können auch definieren, ob sie Benachrichtigungen zu neuen Jobs erhalten möchten. Wird ein Bewerbungsprozess aus welchen Gründen auch immer unterbrochen, werden Erinnerungen an die Bewerbung per E-Mail versendet. Ein weiterer Service von hokify: Mit dem Versand der ersten Bewerbung erhält man ein personalisiertes Feedback zum eigenen Bewerbungsprofil samt Tipps zur Optimierung.

Recruitingverantwortliche:
Durch die personalisierte Marketing-Automation können Kandidatinnen, die einen Bewerbungsprozess abbrechen, durch individuelle Nachrichten wieder zurückgeholt werden. Sobald Bewerbungen eintreffen, wird man per E-Mail informiert. Die Bewerbungen können sowohl in der App, am Smartphone oder am PC geöffnet werden, Lebensläufe werden abgespeichert und man bekommt die Antworten aus den zuvor definierten Chatbot-Fragen. Das System lässt einen nicht vergessen, den Bewerberinnen zu antworten, man erhält Benachrichtigungen für passende Profile und eine Erinnerung, wenn ein Inserat abläuft.

Fazit

Jobsuchende:
Die einfache Handhabung spricht auf jeden Fall für sich, das Prinzip von hokify überzeugt: Von überall aus jederzeit auf Jobsuche gehen, einfach verschiedene Fragen beantworten und per Fingertipp Bewerbungen versenden. Wer über einen Social Media Kanal kommt, kann sich ebenfalls gleich bewerben, ohne zuerst eine App installieren zu müssen – die progressive Web App Technologie macht’s möglich.

Recruitingverantwortliche
Der Chat-basierte Bewerbungsprozess ist sehr hilfreich für eine einfache, effiziente Kommunikation mit den Bewerberinnen und man kann den Einfluss auf die gewünschte Qualität und Quantität an Bewerbungen durch die Anzahl und Inhalte an Fragen im Chatbot selbst steuern. Durch die Fragekategorien – von Multiple Choice bis hin zu offenen Fragen – kann der Detailgrad selbst bestimmt werden. Die Chatbot-Funktion ermöglicht es, alle wichtigen Fragen vorab abzuklären. Durch den Social Media Targeting Algorithmus werden gezielt spezifische Kandidatinnen über Social Media erreicht. Durch Statistiken und das Dashboard ist der aktuelle Status der Inserat Performance jederzeit einsehbar. Den Kandidatinnen kann personalisiert geantwortet werden. Eine der wichtigsten Änderungen seit 2015 ist ganz klar die Anbindung an das eigene Bewerbungsmanagementsystem.

hokify Dashboard aus Sicht der Recruitingverantwortlichen. Foto (c) hokify

hokify ist nicht nur für die Generation Smartphone empfehlenswert, sondern auch und insbesondere für die Zielgruppen blue collar, Handel oder Gastronomie.

Ausprobieren lohnt sich auf jeden Fall, damit Recruiting wieder einfach wird.

Herzliche Grüße
Claudia

PS: Nächste Woche geht es um den Einsatz von TikTok im Recruiting. Das möchtest du nicht verpassen? Werde jetzt gleich Recruiting-Insider und du erhältst einmal im Monat alle Beiträge (und mehr) gesammelt direkt in dein Postfach – damit Recruiting für dich wieder einfach wird.

*Ich wurde für den Test von hokify weder bezahlt noch erhalte ich eine andere Vergütung, kennzeichne den Blogbeitrag aber der Vollständigkeit halber hiermit als Werbung – man weiß ja nie 😉

Know-how zum Blättern: Das steht im Playbook Recruiting

Das Playbook Recruiting ist endlich erschienen, ich bin offiziell Autorin! Mit meinem ersten Buch habe ich mir einen Traum erfüllt, gemeinsam mit Herwig Kummer habe ich das Playbook Recruiting geschrieben. Worum es darin geht verrate ich hier in einer ersten Preview und wer mich kennt, der weiß mit welcher Intention ich mein Know-how nun als Buch veröffentliche: damit für möglichst viele Menschen Recruiting wieder einfach wird.

 

 



1. Was Recruiting mit dir und deiner Haltung zu tun hat

Wir treffen immer wieder Recruiterinnen, die uns stolz berichten, dass sie endlich ihren Traumjob gefunden haben. Den ganzen Tag mit vielen Menschen zu tun zu haben, ist für sie Erfüllung. Doch Recruiting ist viel mehr als nur ein Job für Menschenfreunde.

Natürlich ist es von Vorteil, beim Gedanken an Gespräche mit Führungskräften und potenziellen Mitarbeiterinnen keine Schweißausbrüche zu bekommen, aber – wie in jedem Job – gibt es auch im Recruiting Schattenseiten.

Kleines Beispiel gefällig? Die Freude bei den Personen, die eine Jobzusage erhalten, ist üblicherweise sehr groß. Dem Großteil der Menschen, mit denen Du zu tun hast, überbringst aber schlechte Nachrichten. Das soll jetzt nicht dazu führen, dir den Recruiting-Job zu vermiesen, aber ein Realitätscheck schadet nicht. Außerdem macht es einen Unterschied, in welcher Rolle du tätig bist, für welches Unternehmen und wie du selbst zu deinem Job im Recruiting stehst. Die besten Sportlerinnen beherrschen nicht nur die Spielzüge, sondern setzen zudem auf das richtige Mindset.

Darum starten wir mit dir und deiner Haltung im Recruiting und widmen uns folgenden wichtigen Fragen:

  • Was leisten wir eigentlich im Recruiting?
  • Mit welchem Rollen- und Selbstverständnis kann ich erfolgreich sein?
  • Und wer im Unternehmen sollte denn was tun?
  • Was machen wir eigentlich im Recruiting?

Recruiting wird in der herkömmlichen Literatur meist als „Personalbeschaffung“ bezeichnet. Der Begriff Recruiting stammt ursprünglich aus dem Militär: Rekrut bedeutet laut Duden „Soldat in der Grundausbildung“. Der Begriff leitet sich ab aus dem Französischen „recreute“ und bedeutet dort „Nachwuchs“ (an Soldaten).

2. Spielvorbereitungen

So, jetzt stehst du also in den Startlöchern. Mit der richtigen Haltung könntest du auch schon loslegen!

Schließlich gilt im Recruiting: Schnelligkeit ist Trumpf! Die guten Kandidatinnen sind meist nur kurz am Markt und mögen rasche Entscheidungen.

Doch halt. Wir hätten da noch ein paar Gewissensfragen:

  • Hast du alle relevanten Informationen, um wirklich starten zu können?
  • Hast du alle wichtigen Aspekte Deiner Besetzungsaufgabe durchleuchtet?
  • Welche (un-)geschriebenen Spielregeln gilt es zu beachten? (Und welche darfst du ungestraft getrost brechen?)

Natürlich kannst du das alles noch im Laufe deines Besetzungsprozesses klären. Das kostet jedoch Zeit – meist wertvolle Zeit. Dann heißt es mitunter genau dann Nachfragen und Details klären, wenn rasche Entscheidungen hilfreich wären. Das kommt zumindest einem kurzen „Aussetzen“ im Spiel gleich. Im schlimmsten Fall heißt es vielleicht sogar „Zurück an den Start“. Jedenfalls kosten fehlende Informationen immer unnötig Zeit und bedeuten Aufwand. Und Du weißt ja: Schnelligkeit ist Trumpf!

Wenn es also richtig schnell gehen soll, solltest Du für eine gute, umfassende Vorbereitung sorgen. Wie du das am besten angehst und noch viel mehr erfährst du im Playbook Recruiting.

Herzliche Grüße
Claudia

PS: Nächste Woche geht es um ein immer wichtiger werdendes Thema: mobile Recruiting. Das möchtest du nicht verpassen? Werde jetzt gleich Recruiting-Insider und du erhältst einmal im Monat alle Beiträge (und mehr) gesammelt direkt in dein Postfach – damit Recruiting für dich wieder einfach wird.

Kleine Helfer im Recruiting: mit diesen Tools wirst du produktiver

Recruiting ist ein Vollzeitjob, trotzdem machen ihn sehr viele „nebenbei“. So zumindest das Ergebnis einer Studie, die ich 2017 und 2018 mit Kooperationspartnerinnen durchgeführt habe. Kein Wunder, dass mich viele Teilnehmerinnen meiner Workshops nach Tipps und Tricks fragen, wie sie im Recruiting produktiver arbeiten können.

Getting things done, die Pomodoro Technik, Zero Inbox – ich kenne sie alle, wirklich alle: Tipps zur Steigerung der Produktivität (genauso wie ich alle Möglichkeiten zum Prokrastinieren kenne 😉). Ich habe Trainings besucht, Bücher gelesen und immer wieder ausprobiert, wie ich effizienter und damit auch produktiver arbeiten kann. Ich verrate dir hier meine absoluten Top-Strategien, Methoden und Tools, die für mich funktionieren.

Eat the frog
In Wien wäre das Pendant ja „friss die Krot“, aber egal wie du es nennst, es geht darum, die Aufgabe gleich in der Früh zu erledigen, die du am allerwenigsten magst. Du hasst es, jemandem abzusagen oder den Dienstvertrag zu erstellen? Mach das als allererstes, dann hast du es hinter dir.

Priorisierung
Alles, was mit Bewerberinnen zu tun hat, also auf die Candidate Experience einzahlt, kommt zuerst. Neue Bewerbungen sichten, Termine koordinieren oder Rückmeldungen geben – damit solltest du als nächstes in den Tag starten. Am besten reservierst du dir dafür einfach täglich eine oder zwei Stunden.

Aufgaben bündeln
Erledige die Sichtung der Bewerbungen einmal am Tag gebündelt – optimalerweise jeden Arbeitstag gleich in der Früh (nachdem du die eine Aufgabe erledigt hast, die du am wenigsten magst). Schaffe dir Zeitblöcke, in denen du nur Termine für Kennenlerngespräche koordinierst, Texte für Stelleninserate formulierst oder Dienstverträge erstellst. Mach gleiche Aufgaben immer direkt hintereinander, so bist du schneller, dazu zählt auch die Beantwortung von E-Mails.

Fokuszeit
Ich erledige Aufgaben, die meine volle Konzentration benötigen (Blogbeiträge schreiben oder auch Recruitingkampagnen für Kundinnen erstellen zum Beispiel), in meiner Fokuszeit. Ich habe in der Früh und am Vormittag mehr Energie und bin dadurch konzentrierter und schneller als am Nachmittag (da erledige ich Telefonate, kümmere mich um Social Media oder erledige Routineaufgaben). In meiner Fokuszeit schalte ich das Handy auf lautlos, deaktiviere alle Benachrichtigungen am Desktop, versorge mich mit Kaffee und los geht’s. Zwei Tools helfen mir dabei: eggtimer – ich stelle die Zeit je nach Aufgabe meist auf 45 oder 90 Minuten – und meine Konzentrationsplaylist.

Planung
Ich gebe zu, bei diesem Punkt habe ich immer noch Optimierungsbedarf. Obwohl ich viele Jahre in projektorientierten Unternehmen gearbeitet habe, fällt es mir immer noch schwer, Pufferzeiten einzuplanen. Wenn dann Kolleginnen in der Tür stehen und sagen: „Kann ich dich mal was fragen?“, oder eine Bewerberin anruft, dann sind das vielleicht nur ein paar Minuten meiner Arbeitszeit – aber diese fehlen mir dann, denn sie waren anders verplant. Daher mein Rat (und ich gelobe Besserung): Pufferzeiten einplanen.

Kalender statt To-do-Liste
Diese Technik ist für mich relativ neu, bisher hatte ich immer elendslange To-do-Listen. Diese habe ich jetzt ersetzt durch Einträge in meinen Kalender. Denn was hilft es, zu wissen, was man zu tun hat, wenn man keine Zeit dafür hat? Deshalb habe ich mir einmal relativ lange Zeit genommen und meine unfassbar lange To-do-Liste in Kalendereinträge umgewandelt. So vergesse ich ganz sicher nichts und wenn ich an dem geplanten Tag doch nicht dazukomme (wie war das mit dem Puffer für Unvorhergesehenes?), dann schiebe ich den Eintrag auf einen anderen Tag.

Vorlagen
Gerade im Recruiting begegnen uns täglich sehr ähnliche Situationen und wir schicken dann – entweder über ein Tool oder über das Mailsystem – ähnliche Nachrichten an unsere Bewerberinnen oder auch an Führungskräfte. Ich habe mir immer, sobald ich eine Nachricht zum zweiten Mal verschickt habe, entsprechende Vorlagen angelegt. Diese ab und zu optimieren und fertig. Vermutlich eine der Möglichkeiten, die am meisten Zeit spart (und wenn du einmal so richtig gute Texte erstellst, helfen sie auch noch bei der Candidate Experience).

Kenne dein Tool
Du hast ein Bewerbungsmanagementsystem und nützt nicht alle Funktionen? Ich schwöre dir, es lohnt sich, das Tool so richtig zu kennen. Investiere einmal Zeit, vielleicht auch mit einer Vertreterin des Anbieters, und richte es optimal ein. Die meisten Systeme können viel mehr, als wir tagtäglich verwenden.

Kürzere Meetings
Mein letzter Tipp ist nicht nur für dich gedacht, sondern gleich für das gesamte HR-Team oder auch deine Führungskräfte: Macht doch eure Meetings mal im Stehen. Das ist gesünder und sie dauern dann erfahrungsgemäß wesentlich kürzer. Und ich kenne kein Gesetz, das besagt, dass Meetings immer 60 Minuten dauern müssen. Versucht doch, die Zeit einfach mal um 10 Minuten zu kürzen, wenn das klappt dann nochmal um 10.

Finde deine persönliche Strategien, um fokussiert zu arbeiten – damit Recruiting wieder einfach wird.

Herzliche Grüße
Claudia

PS: Nächste Woche teste ich Videorecruiting. Das möchtest du nicht verpassen? Werde jetzt gleich Recruiting-Insider und du erhältst einmal im Monat alle Beiträge (und mehr) gesammelt direkt in dein Postfach – damit Recruiting für dich wieder einfach wird.