Wer bastelt mit? In 9 Schritten zum Bewerbungsmanagementsystem!

Okt 9, 2015 | Employer Branding, Recruitingpraxis

Sie haben (noch) kein Bewerbungsmanagementsystem? Hätten aber gern eines? Schnell implementiert, darf nix kosten und Zeit für Einschulung haben Sie auch nicht? Gibt es nicht? Doch, gibt es es. Hier eine Anleitung!


„Ich habe mich bei der Firma XY beworben und nach 4 Monaten eine Absage bekommen.“
„Ich habe mich bei der Firma XY beworben, 3 Wochen nichts gehört, dann angerufen und die meinen, Sie haben meine Bewerbung nie erhalten, jetzt ist die Stelle aber schon besetzt.“
„Ich habe mich bei der Firma XY beworben und bis heute, 6 Monate / 12 Monate / 18 Monate, nichts mehr gehört.“

Richtig, Erzählungen, die ich tagtäglich zu hören bekomme. Was das für das Arbeitgeberinnenimage bedeutet brauche ich wohl nicht extra erwähnen. Und ganz oft kommt dann der Nachsatz „das muss doch in der heutigen Zeit echt nicht mehr sein, es gibt ja genug Software. Besser eine standardisierte Absage als gar nichts!“

Stimmt, Softwaretools gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Eines davon hatten wir ja gerade erst im Praxistest und ehrlich – ich möchte es nicht mehr missen! Ich kenne aber Unternehmen, die sind seit 5 (!) Jahren auf der Suche nach dem perfekten Bewerbungsmanagementtool. Andere implementieren in 5 Jahren zumindest die zweite Software. Und wieder andere machen sich darum gar keine Gedanken.

Grund Nummer 1: „dafür haben wir keine Zeit“
Grund Nummer 2: „dafür haben wir kein Geld“
Grund Nummer 3: „wir brauchen das nicht, für die 2 Stellen im Jahr, die wir zu besetzen haben“!

Ich habe gute Nachrichten: es gibt ein Bewerbungsmanagementtool, das
  • sehr schnell eingerichtet ist
  • nichts oder fast nichts kostet
  • und das (zumindest theoretisch) für 2 oder 200 offene Positionen eingesetzt werden kann (bei 200 hoffe ich jetzt mal für Sie, dass es längst ein Tool gibt, theoretisch funktioniert es aber auch ;-).
Und jetzt kommt das Beste: Sie verwenden es ziemlich sicher bereits, müssen also nicht mehr lernen, wie Sie das System bedienen und können daher sofort loslegen.Also worauf warten Sie noch? LOSLEGEN! Ach Sie warten noch auf meine Anleitung, bitte gern (aber dann gibt’s wirklich keine Ausreden mehr 😉

1. Schritt
Legen Sie eine eigene eindeutige E-Mail Adresse an (oder lassen sie anlegen), wie zum Beispiel
recruiting@firma.com
bewerbung@firma.com
job@firma.com

Wie die genau lauten soll hängt vom Corporate Wording ab, also wird schnell feststehen ob es eine deutsche oder eine englische Bezeichnung sein soll und der Rest ist natürlich Geschmacksache. Persönlich finde ich die Variante recruitingteam@firma.com sehr nett, schließlich wendet man sich mit einem E-Mail ja üblicherweise an eine Person, warum sollte das hier anders sein. Wenn die Benennung klar ist richten Sie im

2. Schritt
ein eigenes Postfach ein.

Von einer Weiterleitung ins persönliche Postfach rate ich ab. Erstens können Sie auch mal auf Urlaub oder krank sein und haben dann (vermutlich) eine automatische Abwesenheitsnotiz eingerichtet. Überlegen Sie mal, Sie schicken voller Begeisterung eine Bewerbung für Ihren Traumjob weg und bekommen ca. 2 Sekunden später folgende Nachricht „Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin auf Urlaub und in 3 Wochen wieder da. E-Mails werden nicht weitergeleitet.“ Hmm, muss ich da noch mehr dazu sagen? Eben! Das eigene Postfach hat noch mehr Vorteile, Sie haben einen besseren Überblick und es können auch mehrere Personen Zugriff haben, das erleichtert die Bearbeitung wesentlich.

Im 3. Schritt erstellen Sie eine eigene Signatur

 

Hier empfehle ich die allgemeinen Firmendaten, den Namen einer Ansprechpartnerin und eine Telefonnummer – ob mit oder ohne Durchwahl überlasse ich Ihnen. Wenn Sie meinen, dass dann zigtausende Leute anrufen werden, machen Sie doch mal die Probe aufs Exempel. Schicken Sie 1 Monat lang die E-Mails mit der Durchwahl in der Signatur (kleiner Extra-Tipp am Rande und hat jetzt mit Outlook wirklich gar nix zu tun!) und natürlich wieder die recruitingteam@firmenname.com Mailadresse.

Schon sind wir beim

4. Schritt

Jetzt erstellen Sie eine Eingangsbestätigung

 

Der Text hängt wieder davon ab, wie sonst formuliert wird. Theoretisch reicht „Vielen Dank wir haben Ihre Bewerbung erhalten.“ Theoretisch. Aber wenn Sie schon dabei sind investieren Sie vielleicht ein paar Minuten mehr (oder holen sich Anregungen aus dem Netz, von anderen Kolleginnen im Recruiting oder auch von mir). Und mit diesem Text erstellen Sie eine Abwesenheitsnotiz. Die erledigt dann die Eingangsbestätigung ganz von alleine. Sie müssen wirklich GAR nichts mehr machen. Jeden Tag, egal zu welcher Uhrzeit. Sie tun nix und Ihre Bewerberinnen kriegen eine erste unmittelbare Reaktion.

ABER da gibt es ja ein Problem! Und Sie haben völlig recht, natürlich kann Outlook keine personalisierte E-Mail in einer Abwesenheitsnotiz senden. Aber das macht es ja auch nicht wenn Sie auf Urlaub sind und hat sich da schon mal eine Kollegin oder eine Kooperationspartnerin beschwert? Na also! Trotzdem finde ich eine Anrede zum Beispiel mit „Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber!“ netter als gar keine. Und vergessen Sie nicht, im Text die Erwähnung „das ist eine automatisch erstellte Nachricht …“ unterzubringen. Bei mir hat sich noch keine Bewerberin darüber beschwert, dass sie in einer Eingangsbestätigung nicht mit dem Namen angesprochen wurde.

5. Schritt
Einstellen und testen!
Funktioniert? Sehr gut, weiter geht’s (wenn nicht sind übrigens sicher nicht Sie schuld, da hat’s garantiert die IT verbockt ;-)! Das ging schnell, wir sind also schon beim

6. Schritt
Legen Sie pro offener Position einen Ordner an also zum Beispiel

  • Position 1
  • Position 2
Und jetzt hängt es von Ihrem Recruitingprozess ab aber üblicherweise reichen 2 bis 4 Unterordner, das könnten zum Beispiel sein:
  • Position 1
    • Bewerbungen
    • Absagen
    • Einladungen

In den Ordner Position 1 können Sie alle E-Mails verschieben, die mit der Position aber nicht mit den Bewerberinnen zu tun haben, zum Beispiel Infos, die Sie von der recrutierenden Führungskraft haben oder die Beauftragung das Inserat auf einer Plattform zu schalten.Die Unterordner sind wohl selbsterklärend und wenn Sie im Inserat angeben, dass die Bewerbungen an „die E-Mail Adresse recruitingteam at firma.com mit dem Betreff Position 1“ zu richten sind, können Sie sich häufig sogar einen Arbeitsschritt ersparen. Einfach sobald die erste Bewerbung für Position 1 eintrifft im

7. Schritt
eine Regel erstellen, dann wird ein Großteil auch gleich automatisch verschoben. Natürlichhalten sich nicht 100 % der Bewerberinnen daran und Tippfehler wird es auch mal geben aber es lohnt sich trotzdem, versprochen!

8. Schritt
Gehen Sie die Schritte im Recruitingprozess durch (so wie er bei Ihnen im Unternehmen gelebt wird) und erstellen Kategorien, zum Beispiel:

  • Absage (selbsterklärend)
  • Telefonat (zum Beispiel zum Abklären der Verfügbarkeit oder Unklarheiten im CV
    telefonisch abklären)
  • Weiterleitung (an die Führungskraft und um Feedback bitten)
  • Einladung (selbsterklärend)
Und natürlich gibt es da noch unzählige Möglichkeiten aber je mehr Kategorien desto aufwendiger wird die Administration – und die wollen wir ja eigentlich gerade vereinfachen! Die Einladungen und Absagen per E-Mail würde ich auch noch in die jeweiligen Ordner verschieben, das macht es bei eventuellen Rückfragen von Bewerberinnen leichter und schneller auffindbar. Apropos schneller, eines fehlt noch:

9. Schritt
Vorlagen erstellen! So wie für die Eingangsbestätigung einfach auch für die Absagen, Bestätigung für Gesprächstermine. Das ist aber ein eigenes Kapitel, dem widme ich mich mal gesondert!
Also jetzt gibt’s wirklich keine Ausreden mehr, warum man keine Eingangsbestätigung und / oder Absage schicken kann oder? Und ich will ja nicht übertreiben, sonst hätte ich auch noch die Funktion
„Nachverfolgung“ empfohlen … könnte man bei jeder eingelangten Bewerbung automatisch nach 2 Wochen aufpoppen lassen und dann einen Zwischenbescheid so in der Art „sorry wir brauchen noch“ rausschicken. Wäre nett, würde gaanz viel fürs Image machen.

Natürlich ist das jetzt kein Loblied für Outlook und natürlich will ich damit nicht sagen, dass es ab einer bestimmten Anzahl von zu besetzenden Positionen und Bewerbungen pro Jahr nicht komfortabler und effizienter wäre ein gutes, für den jeweiligen Prozess ideales Tool einzusetzen. Aber wenn man keine Zeit hat (oder kein Geld oder eben wirklich nur 2 Positionen im Jahr ausschreibt) ist das sicher eine gute Alternative. Mit Einschränkungen zwar aber besser als gar kein System oder?

Also, investieren Sie mal ein paar Stunden, länger braucht es nicht und die Zeit haben Sie vermutlich schon bei der nächsten Position wieder eingespart!

Viel Vergnügen, vielleicht erzählen Sie mir ja mal von Ihren Erfahrungen,


Herzliche Grüße
Claudia

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